Como recebemos novos Loggers de forma 100% remota
Conheça os desafios e aprendizados em fazer nosso 1º Xboarding de forma 100% online, dar boas-vindas e fornecer contexto sobre a Loggi
Sou Giovanna Ferezin, Logger há 1 ano e meio e desde meu 1º dia na empresa, cuido do XBoarding da Loggi, que é nossa semana de integração dos novos Loggers, com boas-vindas dos nossos fundadores, apresentação das áreas, treinamentos, diversas dinâmicas práticas, happy hour e muito mais. Tudo isso de forma presencial.
Meu trabalho no Xboarding inclui:
Planejar, organizar e acompanhar tudo que está nesse projeto, ou seja, selecionar quais Loggers que irão falar durante a semana e manejar a disponibilidade deles, fazer controle de estoque, reservas, comunicação, fechar o calendário anual (que impacta em todo calendário de contratação).
Envolve também pensar estrategicamente em mudanças necessárias. Seja uma mudança simples como conciliar horários entre pessoas dos escritórios do Brasil e de Portugal, ou mudanças mais complexas, como adequar tudo ao contexto de COVID-19 que estamos vivendo.
Neste artigo, vou contar como que o momento de pandemia mundial impulsionou um projeto a jato de adequação do nosso Xboarding para o mundo online.
Os 3 Objetivos do Xboarding
Em março de 2016 começamos este projeto de treinamento de novos loggers que chamamos de XBoarding (gostamos tanto de desafiar a mesmice, que até nossos nomes são diferentões). Desde então foram 67 turmas e quase 1800 novos Loggers que passaram por essa semana.
Muita coisa mudou em nosso negócio de lá pra cá e é por isso que estamos na 3ª versão deste programa, mas os objetivos que nos guiavam lá atrás seguem os mesmos: oferecer contexto sobre a empresa, apresentar nossa cultura e, ao longo de todo esse processo, iniciar a jornada do Logger com uma ótima experiência de boas-vindas.
Contexto:
É muito importante que todos os Loggers tenham contexto sobre a empresa como um todo, e não só da área que ele irá atuar. Para isso, estruturamos o storytelling da semana de acordo com a jornada do produto, e contamos com a participação de diversas áreas, sendo que cada uma conta sua contribuição para que nosso objetivo final, a entrega, aconteça. Temos certeza que essa visão geral é o que faz os Loggers irem mais longe.
Cultura:
Nossa ideia é contar para os Loggers o que prezamos enquanto empresa, quais valores nos guiam e como é que tudo isso se construiu. Afinal, a cultura é um produto do que é vivenciado no dia a dia da empresa, que foi formado ao longo da sua existência.
Boas-vindas:
O processo de recrutamento da Loggi é planejado para encantar candidatos, principalmente pelo cuidado e respeito que cada recrutador se propõe a ter com os futuros Loggers. Com uma experiência super acolhedora no processo, os dias iniciais na empresa não podem representar uma quebra disso. Pelo contrário, temos a missão de encantar ainda mais cada novo Logger, para que ele comece com engajamento total, se sentindo totalmente à vontade e feliz por estar iniciando sua carreira na Loggi.
Em toda e qualquer mudança que impacte o Xboarding, não podemos perder esses 3 objetivos de vista.
O Xboarding é obrigatório?
“Uau, mas todos que entram pela empresa passam mesmo pelo programa de 1 semana? Como que vocês fazem para que não pulem esse processo?”, as pessoas sempre me perguntam isso quando faço benchmarking sobre o tema.
Minha resposta costuma ir pelo seguinte caminho: o Xboarding faz parte do nosso processo de admissão: assim como temos que assinar a carteira do novo Logger, temos que treiná-lo e integrá-lo. E essa regra vale para todos: do jovem aprendiz, pro coordenador, até um vice-presidente. Por ser algo que faz parte da cultura da empresa, todos os Loggers entendem a importância do Xboarding e flexibilizam suas agendas para se apresentarem na semana.
Covid-19 e o Home-Office
Sempre foi uma rotina aplicar o Xboarding todos os meses. Até que veio a COVID-19. E agora?
As transformações na nossa vida e no mundo do trabalho aconteceram, e bem rápido. Em uma semana estávamos pulando Carnaval, na semana seguinte nos cumprimentando com o cotovelo e, na outra semana, trabalhando em regime de home office.
A notícia chegou para mim através de uma reunião com a nossa VP do time de Pessoas, que reuniu algumas frentes da nossa área para comunicar antecipadamente a decisão e pensar como nossa vida iria mudar daqui para frente. Em momento algum nos questionamos sobre a possibilidade de deixar de lado nossa semana de boas-vindas.
Minha tarefa a partir daquele momento foi repensar e adequar todo o XBoarding, transformando-o em 100% virtual em menos de 3 semanas. Como?
Xboarding Virtual: primeiros passos
1º Passo: Organização
O primeiro passo foi listar o que tinha que ser feito, encaixar na minha rotina e definir as prioridades. Junto a isso, tive bastante dificuldade para entender como é a Gi trabalhando em home office, já que nunca tinha trabalhado dessa forma. Com o tempo, fui me adaptando e aprendendo, mas confesso que levou um bom tempo para encontrar uma forma legal.
2º Passo: Experiência
A expressão que mais temos lido e escutado atualmente é isolamento social. Vale então, lembrar que estamos separados fisicamente, e isso é muito diferente de pararmos com as interações sociais. Por isso prefiro usar isolamento físico.
Uma das coisas mais valiosas de todo Xboarding é a troca que proporcionamos: troca de conhecimentos, experiências, dúvidas e anseios entre os novos Loggers em si e também com aqueles que já estão na empresa. A chave para que isso continuasse no modelo remoto é a tecnologia! Poderíamos pensar que a solução seria mandar as apresentações por email, ou então gravar apresentações e enviar. Mas não era isso que queríamos, então o Google Hangouts se tornou nosso maior aliado.
3º Passo: Estratégia
O fator norteador não poderia ser diferente: manter os 3 objetivos do XBoarding acontecendo.
Então, peguei a programação do Xboarding presencial, que foi embasada nesses objetivos, e classifiquei cada atividade em um dos três grupos:
1) mesmo conteúdo com transmissão online;
2) atividade prática que pode ser adaptada para online;
3) atividade suspensa.
Então, hora da mão na massa. Os grupos 1 e 3 eram mais fáceis de resolver, a real dificuldade estava no grupo 2. A tarefa nesse caso foi analisar cada dinâmica e entender qual o real motivo de existência, ou seja, o conhecimento e o valor que queremos passar.
“Assim, pude entender que o formato não era tudo.”
4º Passo: Adaptação
Temos um jogo físico de tabuleiro sobre a história da Loggi. Nele, as pessoas se dividem em grupos e precisam encaixar cartas com marcos importantes da nossa história no ano em que aconteceu. Ao final, conto a nossa história em ordem cronológica, destacando cada marco.
Repetir o mesmo formato não seria possível, mas entendi que esse jogo era na verdade um aquecimento para despertar curiosidade pela nossa história. Então, utilizei o Kahoot (plataforma online de quiz), preparando um jogo de perguntas e respostas sobre alguns fatos da nossa história. Ao longo do jogo, não contava a resposta certa, e isso aguçou a curiosidade para saber o que aconteceu em que ano.
Finalizei a dinâmica online assim como a presencial: contando a nossa história de maneira linear para os novos Loggers, que estavam curiosos e interessados.
Outro exemplo de adaptação, e uma das minhas maiores dificuldades no projeto, foi em relação à visita que fazemos no nosso Centro de Distribuição em Cajamar, que chamamos de XDocking.
Comecei usando a mesma lógica de pensar no objetivo final: o dessa tarefa é aproximar os novos Loggers da nossa operação, já que é uma realidade muito distinta do escritório e que raras pessoas recém contratadas conhecem. Essa visita mostra um ponto crucial do nosso negócio: entender como que todos aqueles pacotes que coletamos são separados de forma tecnológica e otimizada, criando as melhores rotas.
Minha primeira ideia, e também a mais clara e óbvia no momento, foi pedir para que aqueles que estavam trabalhando em Cajamar filmassem o processo todo acontecendo em tempo real, como em um tour presencial. Acontece que a Loggi faz entregas, e este é um dos serviços mais preciosos em tempos de quarentena! Oh no! Ao entrar em contato com o time que trabalha em Cajamar, me deparei com a realidade deles: A prioridade daquele momento era dedicar todos os esforços em fazer as entregas pelo Brasil acontecerem.
Entendi a situação e busquei outra solução: acionei os times de comunicação para pegar o máximo de fotos e vídeos que tínhamos de lá e, através de PowerPoint e Prezi (para dar ideia de andar pelo galpão), montei um tour online, no qual fui passando e explicando cada pedacinho e processo que acontece em nosso XDocking. Missão cumprida!
5º Passo: Logística
Normalmente entregamos computadores e kits no último dia de Xboarding. Mas, nessa 1ª edição online, os novos Loggers precisariam de computadores desde o princípio para se conectarem e assistirem. A Loggi faz entregas, então havia a tranquilidade de contar com nossos serviços para enviar os computadores. Separei a manhã da segunda-feira para fazer isso, o que não me preocupava nem um pouco.
Entrei em contato com o times responsáveis e trocamos informações sobre a entrega. Problema resolvido, certo? Errado! Qual foi nossa surpresa: o fornecedor, 5 dias antes da data de início do XBoarding, nos avisa que os computadores demorariam mais 20 dias para chegar, devido a problemas na compra de peças, decorrentes da COVID-19.
Marcelo, nosso analista de TI fez uma mágica, correu para Loggi Tower (que está fechada), recuperou computadores do nosso estoque e, como se nada tivesse acontecido, cada novo Logger recebeu seu computador em casa na manhã da segunda-feira de Xboarding.
6º Passo: Informação
Com toda essa situação atípica acontecendo, a incerteza dos nossos próximos passos fica maior do que o normal, inclusive para os nossos futuros Loggers. Recebemos e-mail de vários deles perguntando como iria ser, onde teriam que ir, como fazer. É em momentos como esse que temos que lembrar do nosso objetivo de oferecer uma ótima experiência de boas-vindas.
Então, para lidar com a ansiedade, preparei um Manual do Xboarding Virtual, com todas as informações de como faríamos cada passo deste início na Loggi. Quando estamos munidos de informações, as incertezas diminuem.
Algumas dicas
Tenho certeza que o ponto chave de fazer uma adaptação de algo que já existe para o mundo virtual é ter muita clareza do seu objetivo: afinal, porque faz sentido continuar com aquilo mesmo na quarentena? Qual valor isso traz?
Um segundo ponto é entender a tecnologia como aliada e focar naquilo que temos à disposição (ao invés de sofrer o luto daquilo que ficou pra trás no mundo do trabalho presencial), buscando ferramentas que complementem o Hangouts ou o Zoom (fiz isso usando o Kahoot, dinâmica de integração, ligações gravadas, Prezi, fotos e vídeos). Nesse momento, criatividade também é bem importante: lembre-se da experiência de quem participará, ela não pode ser monótona, cheia de formatos repetidos.
Oportunidade para o Xboarding em Lisboa
Tocar um projeto absolutamente inesperado foi uma oportunidade de obter diversos conhecimentos e aprendizados práticos daquilo que enfrentarei mais para frente.
Desde que começamos a contratar para nossa sede em Lisboa, trazemos nossos Loggers para fazer o Xboarding em São Paulo. Porém, sabemos que este não é um formato sustentável e uma das minhas tarefas é montar essa mesma semana de boas-vindas para o semestre seguinte, acontecendo direto de Lisboa, mas transmitindo a realidade do Brasil. Um desafio extremamente parecido com o que eu acabei de enfrentar (de surpresa).
Com certeza, fazer um XBoarding 100% virtual em abril foi uma versão inicial daquilo que teremos em Lisboa, e como tal, nos ajuda a ver erros, acertos e pontos de melhoria. Tudo é aprendizado!
Resultados
Na manhã do dia 13/04, eu era a pessoa mais ansiosa desse Brasil. Ok, não é pra tanto, mas fato é que minha cabeça estava lotada com expectativas para que tudo o que planejamos desse certo e corresse como esperávamos.
Ao longo da semana fui sentindo nossos 3 objetivos de fato sendo cumpridos, ao final de cada dia eu colocava um check no meu caderno de planejamento, contente e satisfeita. Ufa!
Olho para trás muito orgulhosa do que conseguimos entregar. A parceria com as áreas e com os embaixadores garantiu o sucesso nesse desafio. Receber comentários como “A empresa soube se adaptar bem ao momento e me inteirou sobre seus processos perfeitamente” me dá a tranquilidade de que cumprimos bem nossos objetivos.
Como ponto de melhoria, pude perceber a falta que as interações fazem. Geralmente, as turmas de Xboarding saem da semana com muitos contatos e amizades feitas. Essas pontes costumam acontecer em momentos de intervalo, como o café ou até um convite pro almoço. A simples entrega de uma caneta que cai no chão gera interações. Durante essa semana que passou, foi gritante a falta que fazem esses pequenos momentos.
Sei que meu próximo desafio será fortalecer muito as interações e fazer de tudo para diferenciar o isolamento físico do isolamento social. Ainda não tenho uma solução desenhada, mas tenho algumas ideias para o próximo.
Fato é que estamos sendo obrigados a, ativamente, pensar em como reconstruiremos as nossas relações nesse novo contexto. O que mais importa nesse encontro, sendo presencial ou remoto, é manter aquilo que sustenta e justifica o XBoarding: contexto, cultura e uma ótima experiência de boas vindas.
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